هفت نکته در مورد اینکه دستورالعمل های روشن و قابل درک به کارکنان تان ارائه دهید

هفت نکته در مورد اینکه دستورالعمل های روشن و قابل درک به کارکنان تان ارائه دهید:

دستورالعمل های قابل درک روشن، یکی از چیزهایی است که به نظر آسان می رسد اما در زندگی واقعی می تواند پیچیده تر باشد، به ویژه در محیط شرکت و یا محیط کسب و کار. در ادامه هفت راهنمایی که می تواند به شما کمک کند تا دستورالعمل های شفاف به کارکنان تان ارائه دهید را، توضیح خواهیم داد:

• فرض نکنید که آن ها می دانند منظور شما چیست

شما اطمینان دارید که کارکنان تان می دانند شما چه می گویید. این فرضیه مادر تمام اشتباهات است! یک ضرورت هنگام ارائه دستورالعمل های روشن این است که فرض کنید گیرنده یا مخاطب، چیزی که شما می دانید را نمی داند و شما باید با جزئیات کامل همه چیز را توضیح دهید.

• روشن و مشخص باشید

شما قطعا نمی خواهید زمانی را که برای نوشتن دستورالعمل ها اختصاص دادید به هدر برود. پس اطمینان حاصل کنید که دستورالعمل های تان واضح، مشخص و مختصر است. از اینکه دستورالعمل ها را بیش از حد پر زرق و برق کنید، خودداری کنید زیرا پیام شما به درستی به مخاطب انتقال داده نمی شود. سعی کنید تمرکز خود را روی نکات و موارد اصلی بگذارید و از حاشیه رفتن بپرهیزید.

• چارچوب های زمانی را در نظر بگیرید

مواردی که دارای زمان بندی و یا مهلت زمانی هستند، را از بقیه موارد که دارای زمان بندی مشخصی نیستند، جدا کنید تا اشتباه گرفته نشوند. به عنوان مثال معنی "به زودی " از نظر هر شخص ممکن است متفاوت باشد؛ یکی به زودی را چند ساعت آینده تلقی می کند و یکی به زودی را چند روز آینده! و این تفاوت ها و برداشت های اشتباه، مشکلات جدی را در هر پروژه کسب و کار ایجاد خواهد کرد.

• مثال ها را بنویسید

برای هر موردی که فهم آن نیاز به تفکر بیشتر دارد، سعی کنید نمونه هایی را ارائه دهید. این امر به ویژه در مواردی که افراد برای نقش های جدید انتخاب شده اند و قبلا تجربه انجام این کار را نداشته اند، می تواند بسیار مفید باشد. این موضوع به شما کمک می کند تا دستورالعمل ها را روشن کنید و به شکل واضح تری آنچه را که می خواهید را به تصویر بکشید.

• جایگزین کنید

هنگام ارائه دستورالعمل های تان، بهتر است گزینه های دیگر را برای کارکنان تان در نظر بگیرید تا در مواردی مثل کلاس های آموزشی، قدرت انتخاب بین چند گزینه را داشته باشند و بر اساس برنامه های خود، ترجیح شان را انتخاب کنند. با دادن گزینه های بیشتر به کارکنان تان، شما توانایی کارکنان تان را برای انجام کار با حداقل درگیری، بالا خواهید برد.

• مرزها را تعیین کنید

هنگامی که یک وظیفه تعیین می شود، دستورالعمل ها باید به اندازه کافی روشن باشد که توضیح بیشتری لازم نباشد. اگر مطمئن شوید که دستورالعمل های شما روشن است، به طوری که کارکنان بدانند باید چه کار انجام دهند، دیگر نیازی به سوال پرسیدن از شما ندارند. شما با مرزبندی دقیق هر وظیفه، همه چیز را برای کارکنان تان شفاف سازی خواهید کرد.

• مطمئن شوید که همه چیز شفاف و روشن است

قبل از اینکه اجازه دهید کارکنان تان در اثر برداشت اشتباه از دستورالعمل های شما، سقوط کنند؛ اطمینان حاصل کنید که آن ها متوجه شدند که باید چه کارهایی انجام دهند و ما چه انتظاراتی از آن ها دارید. حتما در پایان از آن ها سوال بپرسید که آیا سوالی دارند یا خیر. بپرسید که آیا متوجه اهداف و اولویت های کاری شده اند یا خیر.