حسابداری مشاغل کوچک، چگونه هزینه ها را تنظیم و مدیریت کنیم؟

برخی از کسب‌وکارهای کوچک وضعیت مالی چندان مناسبی ندارند. به شکلی که پرداخت هزینه‌های جاری در یک کسب‌ و کار، یکی از متداول‌ترین چالش‌های مالی موجود برای بسیاری از شرکت‌ها است. این مشکل تااندازه‌ای جدی است که برخی از کارفرمایان، از حساب‌های شخصی خود برای پرداخت هزینه‌ها کمک می‌گیرند. اگرچه بسیاری از شرکت‌ها با استخدام حسابدار تا اندازه زیادی بر این مشکل غلبه کرده‌اند.

ردیابی، ثبت و تحلیل هزینه‌ها، جزء مهم‌ترین مولفه‌ها در مدیریت مالی شرکت‌ها هستند. درصورتی‌که به شیوه درستی به این عوامل رسیدگی شود، احتمال کمی وجود دارد که یک کسب ‌و کار با مشکلات مالی متعدد مواجه شود. به دلیل تخصصی که حسابدار در رسیدگی به امور مالی دارا است، موثرترین راه‌حل برای مدیریت هزینه‌ها، استخدام حسابدار است. در این مقاله، به بررسی بیشتر این موضوع خواهیم پرداخت.

ضرورت استخدام حسابدار و مدیریت هزینه‌ها در کسب‌وکارهای کوچک

یکی از دلایلی که برای انتشار آگهی های استخدام حسابدار وجود دارد، مدیریت هزینه های عملیاتی و جاری شرکت‌ها است. به شکلی که برای رسیدگی به امور مالی در شرکت‌ها، بهترین گزینه استخدام نیروی حسابدار خواهد بود. حقیقت این است که حسابداران با مدیریت و ردیابی هزینه‌ها، امکان ایجاد برنامه‌ریزی بهتر در کسب‌وکارها را فراهم می‌کنند.

با ردیابی هزینه‌ها در یک کسب وکار، میزان کاهش جریان نقدینگی دائما نظارت می‌شود. درنتیجه این اطمینان برای کارفرما ایجاد می‌شود که مهم‌ترین هزینه‌های شرکت مانند حقوق و دستمزد، همواره قابل پرداخت هستند.

در حقیقت هزینه‌هایی مانند حقوق و دستمزد و اجاره، جزء هزینه های عملیاتی در کسب‌وکارها و بخشی از هزینه‌های رایج و ضروری هستند. در حسابداری، این هزینه‌ها در صورت‌ حساب‌های سود و زیان شرکت‌ها ثبت‌شده و از میزان درآمد کسب‌وکارها کم می‌شوند.

درنتیجه می‌توان سود و زیان خالص و درآمد مشمول مالیات را مطابق با قوانین مالیاتی موجود محاسبه نمود. استخدام حسابدار و مدیریت هزینه‌ها دارای مزایای متعددی برای کسب‌وکارها است که در ادامه‌، به برخی دیگر از این مزایا اشاره خواهیم کرد.

تهیه و تنظیم یک بودجه‌بندی صحیح

یکی از مزایایی که برای مدیریت و تنظیم هزینه های عملیاتی شرکت‌ها وجود دارد، امکان ایجاد یک بودجه‌بندی صحیح و اصولی است. یک برنامه بودجه را می‌توان فهرست کاملی از تمام هزینه‌های ماهانه یا سالانه شرکت‌ها دانست که بر اساس موضوعات مختلف طبقه‌بندی می‌شود.

برای ایجاد یک بودجه‌بندی صحیح و اصولی از هزینه‌ها، یک شرکت باید از تمام دارایی‌های ثابت، حساب های بانکی، تراکنش های مالی و موجودی کالاهای خود مطلع باشد. امروزه حسابداران با استفاده از نرم افزارهای حسابداری، وضعیت مالی شرکت‌ها را موردبررسی قرار داده و به ایجاد یک بودجه‌بندی شفاف کمک می‌کنند.

استخدام حسابدار و صرفه‌جویی در وقت و هزینه شرکت‌ها

یکی از مهم‌ترین مزایایی که برای رسیدگی به امور مالی و معاملات تجاری شرکت‌ها وجود دارد، امکان شناسایی هزینه‌های غیرضروری در کسب و کار است. به شکلی که با ردیابی و مدیریت هزینه‌های موجود در یک کسب‌ و کار، وقت و هزینه شرکت‌ها برای انجام اموری مهم و ضروری صرف خواهد شد.

حتی اگر میزان خرید و فروش‌ها یا ابعاد تجارت کوچک باشد، ردیابی و مدیریت مواردی مانند تراکنش های مالی، سود و زیان خرده فروشی و میزان موجودی در حساب های بانکی، می‌تواند به شناسایی هزینه‌های غیرضروری و جلوگیری از ایجاد زیان انباشته کمک نماید.

راه‌کارهایی برای تنظیم و مدیریت هزینه‌ها

در این بخش چند راه‌کار کاربردی و مفید را برای مدیریت موثر هزینه های عملیاتی شرکت‌ها، به شما معرفی خواهیم نمود. یکی از اولین اقداماتی که کارفرمایان کسب‌و‌کارهای کوچک می‌توانند برای مدیریت هزینه‌های خود انجام دهند، افتتاح یک حساب بانکی است.

بر اساس مطلبی که در سایت netsuite منتشر شده است، بیش از 60 درصد از شرکت‌هایی که در کشور ایالات‌متحده امریکا دارای سلامت مالی مناسب هستند، بودجه و حساب های بانکی جداگانه‌ای را برای حقوق و دستمزد ایجاد کرده‌اند. این در حالی است که تنها 5 درصد از کسب‌وکارها با سلامت مالی نامناسب، بودجه‌ای جداگانه‌ را برای حقوق و دستمزد تهیه و تنظیم کرده‌اند.

در حقیقت ایجاد حساب های بانکی جداگانه برای هزینه های عملیاتی شرکت‌ها، ردیابی تراکنش‌های بانکی مرتبط با این هزینه‌ها را تسهیل می‌کند. همچنین ایجاد حساب های بانکی جداگانه، از دارایی های ثابت و موجودی حساب های بانکی شخصی کارفرما حفاظت خواهد کرد. در ادامه به برخی دیگر راه‌کارهای موجود، برای تنظیم و مدیریت هزینه‌ها در یک کسب و کار اشاره خواهیم کرد.

استفاده از نرم افزار حسابداری

استفاده از یک نرم افزار حسابداری می‌تواند ضمن صرفه‌جویی در وقت و هزینه شرکت‌ها برای رسیدگی به امور مالی، به ثبت داده‌های مالی به شیوه‌ای خودکار کمک نماید. استفاده از نرم افزارهای حسابداری، فرآیند نظارت بر وضعیت مالی و هزینه های عملیاتی یک کسب و کار را تسهیل می‌نماید.

همچنین استفاده از یک نرم افزار حسابداری ضمن کاهش خطاهای انسانی و محاسباتی، امکانات مختلفی را در اختیار صاحبان یک کسب و کار قرار خواهد داد. هزینه‌های اختصاص‌یافته در هر بخش و مقایسه وضعیت مالی کسب و کار در سال‌های مختلف، تنها برخی از مزایای استفاده از نرم افزارهای حسابداری هستند.

در اینجا توصیه می‌شود با استخدام حسابدار باتجربه در کسب و کار خود، ضمن انتخاب یک نرم افزار حسابداری مقرون به صرفه، حداکثر استفاده را از امکانات نرم افزارهای حسابداری داشته باشید. هرچند می‌توانید رسیدگی به امور مالی خود را برون سپاری کنید، اما در بلندمدت استخدام حسابدار روشی مقرون به صرفه‌تر خواهد بود.

ثبت دیجیتالی رسیدهای خرید و فروش

رسیدهای خرید و فروش و تراکنش‌ های مالی را به شکل دیجیتالی ثبت و نگهداری کنید. برخی از نرم افزارهای حسابداری با پشتیبانی از اپلیکیشن‌های موبایل، امکان ثبت دیجیتالی رسیدهای مالی را با استفاده از گوشی‌های هوشمند تلفن همراه فراهم می‌کنند.

در حقیقت برخی از نرم‌ افزارهای حسابداری با تبدیل متن به کدهای خوانا برای ماشین، امکان ثبت دیجیتالی اسناد را فراهم می‌کنند. با ثبت دیجیتالی اسناد و رسیدهای مالی، دسته‌بندی این اسناد هم راحت‌تر خواهد بود. درنتیجه، در زمان لازم برای رسیدگی به این اسناد صرفه‌جویی قابل‌توجهی خواهد شد.

اتصال حساب های بانکی به نرم افزارهای حسابداری

یکی دیگر از مواردی که می‌تواند به مدیریت هزینه‌ های عملیاتی شرکت‌ها کمک نماید، اتصال حساب های بانکی به نرم افزارهای حسابداری است. با این کار می‌توان تراکنش های مالی را در نرم افزارهای حسابداری وارد نمود. همچنین می‌توان با دنلود تراکنش‌های بانکی و ایجاد فایل‌های اکسل به شکل دستی، فرآیند ردیابی و مدیریتی هزینه‌ها را تسهیل نمود.

بررسی هزینه‌ها

یکی دیگر از مواردی که به کنترل و مدیریت هزینه‌ها در یک کسب و کار کمک می‌کند، بررسی منظم هزینه‌ها است. با بررسی و مرور هزینه های عملیاتی، درک بهتری از ضرورت هزینه‌ها و نحوه مواجه‌شدن با آن‌ها ایجاد خواهد شد.

جمع‌بندی

هرساله بر تعداد کسب‌وکارهای موجود در بخش‌های مختلف اقتصادی افزوده می‌شود. این در حالی است که برخی از این کسب‌وکارها با مشکلات مالی متعددی مواجه بوده و وضعیت مالی مناسبی ندارند. یکی از مواردی که می‌تواند به بهبود وضعیت مالی شرکت‌ها کمک فراوانی نماید، تنظیم و مدیریت هزینه های عملیاتی است.

پرداخت اجاره ماهانه و حقوق و دستمزد به شکل منظم، از متداول‌ترین هزینه‌های موجود در کسب‌وکارها هستند. در این مقاله ضمن پرداختن به موضوع ضرورت استخدام حسابدار و مدیریت هزینه‌ها در کسب‌وکارهای کوچک، به برخی از راه‌کارهای مفید برای تنظیم و مدیریت هزینه‌ها اشاره نمودیم.

ثبت یک نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد. فیلدهای الزامی مشخص شده اند *

  ورود / ثبت نام با حساب گوگل