در محیطهای حرفهای، توانایی جلب توجه و تسلط بر یک جلسه، مهارتی ارزشمند است که موفقیت شغلی را تضمین میکند. اما این کار چگونه ممکن است وقتی احساس میکنید کمتجربهترین فرد در اتاق هستید؟ این احساس که به آن «سندروم فریبکار» نیز میگویند، مانع بزرگی است، اما غیرقابل عبور نیست. کلید موفقیت نه در تجربه، بلکه در آمادگی، اعتماد به نفس و احترام به دیگران نهفته است.
بگذارید یک خاطره شخصی را با شما در میان بگذارم. من هرگز تجارتی را شروع نکردهام که ارزش آن بیش از ۱۰ میلیون دلار باشد. با این حال، اخیراً در جلسهای شرکت کردم که شش کارآفرین حضور داشتند و حداقل سه نفر از آنها تجربهای بسیار بزرگتر از من داشتند. دو نفر دیگر نیز افراد بسیار موفقی در حوزههای خودشان بودند.
من به عنوان یک مشاور مالی و قانونی دعوت شده بودم تا جلسه را مدیریت کنم. در آن جمع، نفر ششم یک شریک اقتصادی بود و به طرز شگفتانگیزی، من در کنار او احساس راحتی بیشتری میکردم. با این حال، افکار منفی و احساس تعلق نداشتن به آن جمع، ذهنم را درگیر کرده بود. این وضعیت برای من تکراری بود، پس خودم را جمع و جور کردم و با آمادگی کامل وارد جلسه شدم. این تجربه به من آموخت که برای جلب توجه دیگران و تسلط بر جلسه، نیازی به داشتن بیشترین تجربه نیست.
در ادامه، ۵ راهکار عملی و مؤثر برای اینکه حتی در صورت کمتجربگی، بتوانید توجه دیگران را جلب کرده و یک حضور تأثیرگذار داشته باشید، ارائه میشود.
۱. ایجاد فضای راحت برای خود و دیگران
یکی از بزرگترین موانع برای ارتباط مؤثر، تنش و اضطراب است. اولین قدم برای تسلط بر یک جلسه، شکستن این یخ و ایجاد فضایی امن و راحت است. وقتی افراد احساس آرامش کنند، receptive (پذیرای) بیشتری برای شنیدن حرفهای شما خواهند داشت.
سخنرانان برجسته همیشه سخنرانی خود را با یک داستان کوتاه، طنز یا یک مشاهده مشترک شروع میکنند. داستانها قدرت فوقالعادهای در ایجاد ارتباط انسانی دارند. آنها نقاط مشترک ما را برجسته میکنند و ما را به عنوان یک گروه متحد به هم پیوند میزنند. شما نیز میتوانید از این تکنیک استفاده کنید.
- با یک داستان کوتاه شروع کنید: داستانی مرتبط با موضوع جلسه که تجربه یا نکتی انسانی را نشان میدهد.
- از یک مشاهده مشترک استفاده کنید: مثلاً «همه ما میدانیم که چالش X در این روزها چقدر بزرگ است...»
- زبان بدن باز داشته باشید: حتی اگر از درون مضطرب هستید، ایستادن صاف، لبخند زدن و برقراری تماس چشمی، هم به شما و هم به دیگران حس بهتری میدهد.
این کار نه تنها به دیگران، بلکه به خودتان نیز کمک میکند تا احساس راحتی بیشتری داشته باشید و اعتماد به نفستان تقویت شود.
آنچه ما می گوییم اهمیت دارد… زیرا در بیشتر موارد زبان همان چیزی را می گوید که قلب مملو از آن است. – جیم بگز
۲. ساختار سهبخشی: شروع قدرتمند، میانه هدفمند و پایان قاطع
اگرچه در هنرهایی مانند سینما، داستان با افزایش تنش به اوج میرسد،但在 جلسات کاری باید عکس این عمل کرد. یک جلسه ضعیف، معمولاً بیهدف شروع میشود، در میانه راه گم میشود و بینتیجه به پایان میرسد. برای جلوگیری از این اتفاق، جلسه خود را به سه بخش مشخص تقسیم کنید.
شروع قدرتمند (The Opening)
در چند دقیقه اول، هدف جلسه، نتایج مورد انتظار و دستور جلسه را به وضوح اعلام کنید. این کار نشان میدهد که شما کنترل دارید و برای زمان دیگران ارزش قائل هستید. مثلاً: «خوب، از حضور همه شما متشکرم. هدف ما امروز این است که به تصمیم نهایی در مورد پروژه X برسیم. در پایان این جلسه، هر یک از ما وظایف مشخصی خواهند داشت.»
میانه هدفمند (The Middle)
این بخش، قلب جلسه است. مطمئن شوید که هر بحثی به هدف اصلی جلسه کمک میکند. اگر بحثی منحرف شد، با احترام آن را به مسیر اصلی برگردانید. میتوانید از تکنیک «پارکینگ ایدهها» استفاده کنید؛ یعنی بگویید: «این نکته جالبی است، اما شاید بهتر باشد آن را در جلسه بعدی بررسی کنیم. فعلاً روی موضوع اصلی تمرکز کنیم.»
پایان قاطع (The Closing)
جلسه را با جمعبندی تصمیمات، تعیین مسئولیتها و مشخص کردن گامهای بعدی به پایان برسانید. این کار، حس پیشرفت و accomplishing (انجام کار) را به همه میدهد و نشاندهنده تسلط شما بر فرآیند است.
۳. درگیر کردن متخصصان برای افزایش اعتبار
وقتی در اتاق افرادی با تجربه بیشتر از شما حضور دارند، آنها را به عنوان تهدید نگاه نکنید، بلکه آنها را به عنوان یک فرصت ببینید. یکی از هوشمندانهترین راهها برای افزایش اعتبار خود، ایجاد پیوند ناپیدا با متخصصان حاضر در جلسه است.
این کار نشان میدهد که شما نه تنها از دانش خود آگاهید، بلکه به تخصص دیگران نیز احترام میگذارید. برای مثال، من یک متخصص مالیات نیستم. اگر در جلسهای که مدیریت میکنم، یک متخصص مالیات حضور داشته باشد، عمداً در مورد موضوعی که میدانم، نظر او را جویا میشوم تا دیدگاه خودم را تقویت کنم.
اگر سؤالتان پایانی باز داشته باشید شما به آن شخص اجازه سخنرانی خواهید داد اما اگر برای آن محدودیت تعیین کنید نشان خواهید داد که از دانش گستردهتری برخوردار هستید – و آنقدر اعتماد به نفس دارید که نظر شخص دیگری را نیز بپرسید. شما همچنین تأیید دیگر افراد حاضر را نیز به دست خواهید آورد.
این تکنیک، شما را به عنوان یک فرد آگاه، هماهنگ و منظم معرفی میکند که توانایی هدایت گفتگو را دارد.
۴. احترام به زمان، مهمترین اصل حرفهایگری
هیچ چیز به اندازه بیتوجهی به زمان، اعتبار شما را از بین نمیبرد. احترام به زمان، بالاترین شکل احترام به دیگران است. این اصل شامل چند نکتۀ کلیدی است:
- به زمان شروع و پایان پایبند باشید: اگر جلسه برای یک ساعت برنامهریزی شده، دقیقاً در همان زمان به پایان برسانید. حتی بهتر است که چند دقیقه زودتر تمام کنید. این کار نشاندهنده کارآمدی شماست.
- از پر کردن زمان بپرهیزید: گاهی جلسه زودتر از موعد به اهداف خود میرسد. وسوسه نشوید که با حرفهای زائد، وقت باقیمانده را پر کنید. بهترین کار، پایان دادن به جلسه و آزاد کردن زمان دیگران است. همه از این کار قدردانی خواهند کرد.
- دستور جلسه ارسال کنید: ارسال دستور جلسه از قبل، به همه کمک میکند تا آماده شوند و نشان میدهد که شما برای وقت خود و دیگران برنامهریزی کردهاید.
ارزش خود را با ارزش قائل شدن برای زمان دیگران نشان دهید.
همیشه سه نوع سخنرانی وجود دارد. سخنرانی که شما تمرین کرده اید، سخنرانی که انجام داده اید، و سخنرانی که آرزو داشتید انجام دهید. – دیل کارنیگ
۵. تبدیل سخنرانی به یک گفتگوی دوسویه
حتی اگر شما تنها فردی هستید که در حال صحبت کردن است، بهترین راه برای اتصال با مخاطب، ایجاد یک حس گفتگوی دوسویه است. هیچکس دوست ندارد یک سخنرانی یکطرفه و خستهکننده را تحمل کند. هدف شما این است که افراد فکر نکنند «کی این دهانش را میبندد؟»، بلکه این که «چقدر جالب، میخواهم بیشتر بشنوم.»
برای ایجاد این تعامل، از چند تکنیک استفاده کنید:
- پرسیدن سؤالات مستقیم: از افراد خاصی سؤال کنید تا در بحث مشارکت کنند.
- استفاده از سکوت استراتژیک: بعد از مطرح کردن یک نکته مهم، مکثی چند ثانیهای کنید. این کار به مخاطبان فرصت فکر کردن و حتی پرسیدن سؤال را میدهد.
- تغییر لحن و زبان بدن: از حرکات دست، تغییر صدا و قدم زدن (در صورت امکان) برای پویا کردن ارائه خود استفاده کنید.
- برانگیختن احساسات: از داستانها و مثالهایی استفاده کنید که احساسات مخاطب را درگیر کند.
وقتی دیگران احساس کنند بخشی از یک گفتگوی زنده و پویا هستند، توجه و تمرکزشان به طور طبیعی افزایش مییابد.
نتیجهگیری
جلب توجه و تسلط بر یک جلسه، ربطی به سن، تجربه یا جایگاه شغلی شما ندارد. این یک مهارت اکتسابی است که بر پایه آمادگی، احترام و هوش هیجانی بنا شده است. با ایجاد فضای راحت، داشتن ساختار مشخص، استفاده از تخصص دیگران، احترام به زمان و ایجاد تعامل، میتوانید به یک فرد تأثیرگذار در هر جلسهای تبدیل شوید. اعتماد به نفس واقعی از این میآید که بدانید برای ارزشمند کردن زمان دیگران و رسیدن به یک هدف مشترک، بهترین تلاش خود را به کار گرفتهاید.
نظرات
0دیدگاه خود را ثبت کنید
برای ارسال نظر و مشارکت در گفتگو، لطفا وارد حساب کاربری خود شوید.